Pandémiás terv - kríziskezelés ütemezve
Talán az utolsó percek egyike, amikor még érdemes pandémiás tervet készítenie a vállalkozásoknak. Abban már nincs semmi új információ, hogy a koronavírus nemcsak a mindennapjainkat rendezi át, de a gazdaságra is jelentős hatással bír. A pandémiás terv elsődleges célja, hogy az adott szervezet a járvány idején is zavartalanul és folyamatosan tudja végezni tevékenységét.
A pandémia azt a járványt jelenti, amely nagy területre, több kontinensre kiterjed. A gazdálkodó szervezetek szempontjából a pandémia egy hirtelen fellépő, elhúzódó munkaerőhiánnyal járó esemény, amely veszélyezteti a kiszámítható napi munkafolyamatokat. Ahhoz, hogy egy világjárvány esetén is folytatni lehessen a kulcsfontosságú tevékenységeket, és biztosítani az ehhez szükséges erőforrásokat, előre fel kell készülni, összehangolt cselekvési tervet kell készíteni.
A legnehezebb feladat a tervezés során annak megbecslése, hogy mennyi ideig tarthat a járvány, mennyi munkavállalót érinthet. A hatósági intézkedések szintén előre meghatározott lépések mentén, pandémiás terv alapján történnek, ezek kiszámításával viszonylag könnyebb dolgunk van.
Azt javasoljuk a WHO és a hazai pandémiás tervek alapján, hogy egy elhúzódó, minimálisan 10-15 hetes időszakra vonatkozóan tervezzünk.
Akkor lépésenként, elemenként, hogy mit célszerű tartalmaznia a pandémiás tervnek:
Határozzuk meg a felelősségi köröket. Kinek milyen jogosultsága van, miről dönthet a krízishelyzetben. Ki az, aki ellátja a járványügyi feladatokat, figyeli és összegyűjti az aktuális információkat, hatósági intézkedéseket, kapcsolatot tart a beszállítókkal, partnerekkel, szakmai szervezetekkel. Ez a felelős lesz az is, aki értesíti a munkatársakat az aktuális intézkedésekről.
Munkaerő védelme: milyen higiéniás, fertőtlenítő eszközök állnak rendelkezésre? A fokozott takarítás, fertőtlenítés milyen rendben történik? Ki végzi? Hogyan?
A vevőkkel érintkező munkatársak védelmére milyen intézkedések bevezetése lehet szükséges?
Hogyan ellenőrzi a fokozott higiénés intézkedések betartását?
Hogyan kezeli GDPR szempontból a munkavállalók járvánnyal összefüggésben szolgáltatott adatait?
Hogyan lehet pótolni a kieső munkaerőt? (átszervezés, helyettesítés, új munkaerő bevonása, betanítás...)
Az egészséges, termelésben részt vevő munkatársak mennyire terhelhetők a kieső munkaerő pótlására? Milyen formában és mértékben kaphatnak plusz javadalmazást a helyettesítésért?
Tisztázni kell, milyen feltételekkel tudja foglalkoztatni a munkavállalókat egy esetleges leállás esetén.
Mit tesz, ha a saját munkatársak közül betegszik meg valaki? Mi a protokoll, ha a munkahelyen rosszul lesz a munkavállaló?
Meg kell határozni, mely területeket kell mindenképpen ellátni, hova kell munkaerő, hogy a termelés folyamatos maradjon.
Kríziskommunikáció meghatározása (Mikor, milyen információk kerülnek átadásra, hogyan tartja a kapcsolatot a partnerekkel, beszállítókkal, munkavállalókkal, vevőkkel?)
Fel kell tárni a gazdálkodó szervezet működésének sérülékeny, kritikus pontjait és a folyamatos működést veszélyeztető tényezőket.
Meg kell becsülni a részleges vagy teljes működéskiesés következményeit rövid, közép és hosszú távon is. Érdemes üzleti terveket készíteni a feltételezett eshetőségekre.
Azonosítani kell azokat a munkaköröket, ahol a leginkább kitett a fertőzésveszélynek a munkavállaló.
Meg kell határozni azt a létszámot, ami a minimálisan fenntartható működéshez szükséges.
Priorizálni kell a munkaköröket, esetleges átcsoportosítás rendjét ki kell alakítani.
Azonosítani kell azokat a funkciókat, melyek átmenetileg felfüggeszthetők, halaszthatók.
Fel kell mérni, milyen eszközök vethetők be a kieső munkaerő biztosítására (helyettesítési terv, munkaerő betanítása, külső források bevonása).
A szabadságok, betegszabadságok felülvizsgálata mellett, a távmunka lehetőségét, munkarendjét is át kell gondolni. A kisgyerekesek helyettesítése.
Távmunkával növekedő IT-biztonságra is figyelmet kell fordítani.
Az operatív infrastruktúra hogyan tartható fenn biztonsággal?
Beszállítók kiesésére alternatíva feltérképezése.
Rendelkezésre álló készletek felmérése.
Fizetési kötelezettségek:
Fel kell mérni, milyen jogi, munkaügyi lehetőségek vannak járványhelyzet esetén.
A járulék jellegű kötelezettségeket határidőben meg kell fizetni, ez alól nem lehet mentesülni, ütemezetten készülni kell ezek kifizetésére a kieső bevételek mellett is.
Egyéb adónemek esetében lehet fizetési halasztást, részletfizetést kérni. Ennek feltételeiről, igénylési módjáról, mértékéről előre érdemes tájékozódni. (Halasztás, illetve részletfizetés engedélyezése az adóhatóságnál nyilvántartott adóra engedélyezhető, tehát nem általános jellegű, hanem konkrét és összegszerűen megjelölt fizetési kötelezettségre vonatkozik.)
Készülni kell, hogy a szerződéses kötelezettségeinknek hogyan tudunk eleget tenni. Milyen rendszeres díjak vannak, amelyeket fizetni kell (rezsi, bérleti díj, kölcsöntörlesztések, valamint a partnerekkel az általános gazdasági körülmények alapján kötött szerződésekből fakadóan fennálló fix-, vagy minimum tételt tartalmazó fizetési kötelezettségek). A partnerek hozzáállása alapján van-e lehetőség az átmeneti helyzetre való tekintettel szerződést módosítani, majd az eredeti megállapodáshoz visszatérni? Előre kell tervezni és időben lépni a pénzügyek terén, ne kerüljön késedelembe, szerződésszegésbe a vállalkozás, figyelembe kell venni, hogy mindkét fél esetében gondot okoz a pandémiás helyzet, előre érdemes tisztázni a lehetőségeket.
Helyreállítás. Mi történik a járvány megszűntével?
Hogyan rendezi át a piacot? Konkurencia, verseny helyzete. Munkavállalók helyzete, száma. Rendelkezésre álló erőforrások. Fizetési kötelezettségek.